什么是邮件归档

当员工离职时，可以让新员工访问离职员工的已归档邮件，以保留通信记录并加快新员工的入职,作为灾难恢复计划的一部分，异地邮件归档可让辅助设施快速访问历史邮件数据，恢复业务运营。

组织可能会实施邮件归档来满足监管机构的数据保留和监督要求，并为诉讼目的启用电子数据展示。邮件归档有助于保护关键数据，满足合规性。

通过将较旧的邮件从生产邮件系统中移除，邮件归档可以优化邮件系统的性能和存储,归档邮件可以存储在本地或云端。

邮件归档解决方案会捕获并保存所有入站和出站邮件，包括附件和元数据，以便将来需要时可以访问。这些解决方案会对归档的邮件进行索引，以实现快速搜索和访问，独立于用户的邮件系统。

邮件归档可以帮助企业保护关键数据，防止重要邮件和附件丢失或被意外删除。同时，它也有助于保护包含在商业邮件和附件中的知识产权。

邮件归档允许组织满足数据保留和监管要求，并响应法律发现请求。归档的邮件可以被搜索、暂存和根据定义的策略进行清理。这对于满足行业法规和应对诉讼非常重要。

邮件归档可用于业务连续性，允许访问已离职员工的归档邮件，保留通信记录并促进新员工的入职。此外，异地邮件归档对于灾难恢复至关重要，使组织能够快速恢复对历史消息数据的访问。

通过将较旧的邮件和附件从生产邮件系统中移除，邮件归档有助于优化消息系统性能和存储空间,这可以提高系统效率，降低运营成本。

邮件归档还可用于监控内部和外部邮件内容，帮助组织检测潜在的数据泄露、不当行为或违反政策的情况。

维护跨多个应用程序和数据库的统一邮件归档可能很困难，因为每个应用程序可能都有自己的单独数据库。这使得确保整个邮件归档中的一致去重和保留策略成为一个挑战。

如果没有集中的邮件归档解决方案，邮件可能会分散在备份磁带和个人用户工作站上，这使得为法律发现或合规目的搜索和检索特定邮件变得耗时且昂贵。

企业需要仔细考虑适当的邮件保留政策，因为在保留期结束后未被正确清除的邮件在将来的诉讼中仍可能被发现，即使组织不再需要保留它们。

实施全面的邮件归档解决方案对于业务连续性很重要，因为它允许组织在员工离职时快速恢复对历史邮件记录的访问。

总的来说，精心设计的邮件归档策略对于满足监管合规性要求、实现高效的法律发现、优化邮件存储以及确保业务和邮件连续性至关重要。

邮件归档是一个自动化的过程，用于保存和保护所有入站和出站电子邮件，包括附件和元数据，以便在需要时可以访问。邮件归档解决方案可以直接从电子邮件服务器本身（日志记录）或在消息传输过程中捕获电子邮件内容，然后将电子邮件存档存储在磁带、磁盘阵列或云中。存档的电子邮件会被索引，以便快速搜索访问。

组织应实施邮件归档以满足各种监管要求，例如加拿大、德国、瑞士、英国和美国的要求，这些要求规定了记录保护、保留和及时响应法律和信息请求。邮件归档解决方案允许公司保护和保存数据，设置保留和清除策略，并跨多个邮箱进行搜索，以遵守这些法规。

邮件归档的其他关键目标和优势包括数据保护、知识产权保护、合规性、诉讼和法律发现、电子邮件备份和灾难恢复、消息系统和存储优化以及内部和外部电子邮件内容监控。邮件归档还可以通过为替换员工提供访问离职员工存档邮件的权限，从而实现业务连续性。