高等教育云财务规划：前首席财务官的观点

将学院或大学的本地 IT 基础设施迁移到云端涉及组织、文化和实践的许多变化。在云迁移之前和期间，可以简单地解决与 IT 人员配置和技能、IT 资源和战略的规划和部署以及应用程序和环境现代化相关的变化。但是，根据我作为前 高等教育 首席财务官（CFO）的经验 ，云计算的财务规划往往不那么勤奋。

现在，作为亚马逊网络服务 (亚马逊云科技) 的高管教育顾问，我利用30年的高等教育经验，与世界各地的教育领导者合作，帮助他们通过云开始数字化转型之旅。需要将财务规划理解为数字化转型的积极特征，即使这意味着改变财务计划的制定和管理方式。在这篇博客文章中，我将讨论决定迁移到云端时应考虑的策略。

高等教育财务规划框架

亚马逊云科技 为此类财务规划提供了两个丰富的框架。云 经济中心的 云价值框架 主要侧重于迁移前成本估算和规划。 云财务管理框架 侧重于与当前和未来云资源使用相关的财务规划。这两个框架对首席财务官来说可能很有价值。根据在没有这些框架的情况下工作的第一手经验，我知道，要将云规划适当地整合到更广泛的机构财务计划中可能很困难。为了更好地理解这场斗争，让我们探讨首席财务官如何看待云计算的前景。

从表面上看，与云迁移相关的价值主张——用前期硬件费用和本地基础设施的持续运营和维护换取按需的、按需付费的云计算——对首席财务官来说似乎非常有吸引力。与其为必须针对峰值负载进行配置和配备人员的本地存储和计算基础设施付费，不如将云计算资源配置为仅提供所需的存储和计算水平，从而大大减少机构开支。首席财务官不喜欢什么？

许多人可能不知道的是，规划、实施和维护适当的基于云的IT基础设施的总体模型与大多数高等教育首席财务官在制定多年期机构财务计划时使用的模型形成鲜明对比。了解这两种模型的不同之处是理解为什么许多首席财务官很难将云计算充分纳入其整体财务计划以及为什么会阻碍正在进行的云迁移和数字化转型对话的关键。

在制定多年期机构财务计划的传统模式的简化地图中，有两个主要组成部分：1）运营财务计划预测机构的运营收入和支出，2）资本计划预测机构的资本投资。

运营财务计划往往非常可预测，大多数收入和支出项目都是使用非常简单的公式设定的：“明年=今年±相对较小的数额。”

资本计划详细说明了机构可能进行的多类重大投资。这些投资中有许多由收入来源提供资金，例如重大礼物和债券融资，这些收入难以准确预测或仅限于特定用途。从本质上讲，基本建设计划中的许多项目都很复杂，涉及多种突发事件。一个例外是在IT设备上的资本支出，这通常是可以预见的。

将 IT 工作负载和基础设施迁移到云端会对机构的财务产生两个直接影响。首先，它增加了运营费用并创建了一种新的运营支出类别。其次，它减少了对资本投资的需求。从现金流的角度来看，这是一笔不错的交易，因为对IT计算和基础设施的资本投资明显高于云计算的可比运营成本。

高等教育中云迁移的四个财务注意事项

尽管有好处，但这些转变给高等教育领域的首席财务官带来了三个挑战。首先，它们减少了机构对其资本资产的再投资金额，这可能会让董事会感到担忧。其次，它们与削减运营开支的隐含要求背道而驰，特别是在与学生成功或学生体验无关的支出方面。最后，为运营成本可变的项目进行预算会使制定年度预算的过程变得复杂。

为了帮助缓解这些担忧，我向首席财务官和那些想要说服首席财务官相信云迁移价值的人提供以下建议：

重点关注本地环境相对于云计算的总拥有成本。 在考虑本地计算与云计算的年度成本相比，财务领导者很容易将注意力集中在资本支出上，而资本支出属于单独的预算。事实上，资本投资只是冰山一角。服务器设施成本（包括电力和冷却成本）、人员配备成本、维护协议、许可证和折旧等费用迅速增加，有利于云计算。

而且不要忘记 IT 部门以外的成本。本地计算和基础设施要求员工采购设备、审查和批准维护协议、处理付款并维护准确的设备库存。迁移到云端意味着云服务提供商负责这些活动，从而腾出员工来履行其他更面向客户的职责。

不要将对话限制在美元和美分上。 尽管人们可能很容易认为首席财务官只关心财务，但他们非常关心所服务的机构的各个方面。可持续性、灵活性和安全性对他们来说无疑很重要。几乎可以肯定，推动人们对云迁移的兴趣的业务需求是他们会支持的。还需要记住，云计算的许多好处与美元和美分没有直接关系，都会对财务产生影响。安全性差、无法 “关闭” 不必要的计算和基础设施投资以及供应链延迟都是有代价的。

此外，在空间通常是比金钱更宝贵的资源的行业，能够重新利用以前用于IT基础架构的空间可以带来巨大的好处。在许多情况下，服务器和交换机会占用学术建筑和图书馆中的宝贵空间，这些空间可以转换为直接支持学生学习或教师研究的功能。即使是专用的数据中心设施也可以重新用于更以任务为导向的目的，或者缓解关键园区设施的空间紧缩，这些设施可能已将空间的其他非必要用途转移到校外设施。

注意资本投资和运营费用资金的相对可用性。 尽管并非每个人都需要像会计师一样思考，但对机构财务状况的了解有助于人们了解与云迁移相关的支出变化的胃口。该机构最近是否获得了可能仅限于某些用途的债券资金？它是否经常少支资本预算？它是否一直在减少运营预算？尽管对其中任何一个回答 “是” 都可能使首席财务官更难相信云的价值，但对这些问题有一个大致的认识可以使首席财务官更容易就他们的担忧与他们合作寻找使云财务发挥作用的方法。是否有可能将部分云迁移资本化？资本资金是否有其他用途，例如能源效率升级或建筑物现代化，可以减少运营支出，将节省的资金转用于支持云运营？

在云迁移之前和之后，请确保首席财务官和其他主要财务人员参与对话。 文化和实践中需要的最大变革之一涉及财务领导者与 IT 领导者之间的工作关系。在许多机构中，这种关系具有 “一成不变” 的品质。财务和信息技术部门建立了一种工作关系，在这种关系中，他们通过最少的互动从彼此那里获得所需的东西，但双方都不应让对方感到惊讶。这不适用于云计算，因为 IT 战略直接影响财务规划。此外，随着机构对云技术的使用范围的扩大和深入，这种影响可能会随着时间的推移而发生变化。鉴于云计算给高等教育中的传统财务规划带来的挑战，只有让首席财务官和其他主要财务人员参与有关云迁移的初步对话才有意义。

云计算已 成为营利部门配置IT资源的选择 ，这是有充分理由 的。云计算的好处远远超过成本，尤其是在将数字化转型的弹性和灵活性考虑在内时。尽管高等教育对这一机会的反应不如其他领域那么快，但采取明智的方法来吸引高等教育财务领导者可以帮助该行业向云计算迈进。

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